Wirtschaftlicher Eigentümer

Durch die Einführung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer hat der Staat die Umsetzung der EU – Richtlinien 849/2015 und 843/2018 (Anti-Geldwäsche-Richtlinien) erreicht. Dieses Register wird von der territorialen Handelskammer geführt und darin werden die Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer bestimmter Subjekte angeführt. Es soll die Sorgfaltspflicht der Banken, Versicherungen, Notare und anderen Freiberuflern erleichtern, die aufgrund der Geldwäschebestimmungen zu einer Legitimitätsprüfung der Kunden und Mandaten verpflichtet sind.

Wer ist verpflichtet den wirtschaftlichen Eigentümer zu melden?
Die Pflicht zur Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers betrifft jegliche Subjekte mit einer Rechtspersönlichkeit, dazu zählen:

Aktiengesellschaften (AG),
Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH),
Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA),
Genossenschaften,
Stiftungen, anerkannte Vereine und Komitees, sowie
Trusts.

Öffentliche Körperschaften, auch wenn sie für eine gewerbliche Tätigkeit in der Handelskammer eingetragen sind, sind von dieser Meldepflicht nicht betroffen.

Wer ist/sind wirtschaftliche Eigentümer von Kapitalgesellschaften?
Dabei handelt es sich um die natürlichen Personen, die mindestens eine der folgenden Eigenschaften erfüllen:

Direkter Eigentümer, mit mehr als 25% der Kapitalanteile der Gesellschaft,
Indirekter Eigentümer, mit mehr als 25% der Kapitalanteile, die über Tochtergesellschaften, Treuhandgesellschaften oder Vermittler gehalten werden.

Sollte es nicht möglich sein das direkte oder indirekte Eigentum der natürlichen Personen eindeutig zuzuordnen, so ist der wirtschaftliche Eigentümer die natürliche Person, die das Subjekt kontrolliert aufgrund

der Kontrolle über eine Mehrheit oder eine anderweitig dominierende Anzahl von Stimmen in der ordentlichen Gesellschafterversammlung,
des Bestehens besonderer vertraglicher Vereinbarungen, die die Ausübung eines beherrschenden Einflusses ermöglichen.

Sofern eine Zuordnung auch nach diesen Kriterien nicht möglich ist, so ist der wirtschaftliche Eigentümer jene natürliche Person, die mit gesetzlichen Verwaltungs-, Vertretungs- oder Geschäftsführungsbefugnisse beauftragt wurde.
Dabei ist zu beachten, dass die Methoden zur Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers in dieser abgestuften Reihenfolge erfolgen müssen. Es bestehen keine Wahlmöglichkeiten.
Hinweis: Es können auch mehrere Personen wirtschaftliche Eigentümer des Unternehmens sein.

Welche Daten sind zu melden?
Die Meldung umfasst die Übermittlung der personenbezogenen Daten der natürlichen Personen, die als wirtschaftlicher Eigentümer gelten, des Weiteren umfasst sie die Anforderungen zur Bestimmung ihres wirtschaftlichen Eigentums. Dazu zählen:

Vor- und Nachname
Geburtsort und –datum
Wohnsitz oder Domizil (bei nicht Übereinstimmung)
Staatsbürgerschaft
Steuernummer
(Gründe um Recht auf Einschränkung zu den Informationen geltend zu machen)
(PEC-Mail, nur bei Antrag auf Einschränkung des öffentlichen Zugangs)

Zusätzlich umfasst die Meldung noch folgende Ergänzungen:

Die Höhe der Kapitalbeteiligung durch die natürliche Person als wirtschaftlicher Eigentümer,
Die Art und Weise mit welcher die Kontrolle ausgeübt wird, sowie
Eine Beschreibung der Vertretungsbefugnisse, die von der als wirtschaftlicher Eigentümer angegebenen natürlichen Personen ausgeübt werden.

Wer übermittelt die Meldung?
Die Meldung muss vom gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft (in der Regel der Vorsitzende des Verwaltungsrates oder der Alleinverwalter) durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um eine Eigenerklärung, die bei falscher oder unvollständiger Durchführung strafrechtlich geahndet wird. Bei mehreren gesetzlichen Vertretern genügt die digitale Unterzeichnung von nur einer Person.
Vollmachten oder die Beauftragung von Dritten für die digitale Unterzeichnung sind NICHT gestattet. Wir als Kanzlei können aber für den elektronischen Versand der Meldung sorgen, in diesem Fall wird unsere digitale Unterschrift zu jener der erklärenden Person im sog. Begleitformular zwecks Angabe des Domizils hinzugefügt.
Wichtig: Das zu übermittelnde Formular kann NUR mittels aktiver digitaler Unterschrift unterzeichnet werden. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen rechtzeitig zu kontrollieren, dass mindestens ein gesetzlicher Vertreter über eine gültige digitale Unterschrift verfügt, oder sich rechtzeitig eine einzurichten.

Was tun wenn der gesetzliche Vertreter keine digitale Unterschrift besitzt?
Sollte der gesetzliche Vertreter über keine digitale Unterschrift verfügen, dann ersuchen wir Sie dringendst eine zuzulegen. Hierfür kann man sich an die Handelskammer wenden, wo mit vorheriger Terminvereinbarung eine digitale Unterschrift eingerichtet werden kann.
Hinweis: Eine digitale Unterschrift hat eine Gültigkeit von 3 Jahren. Vor Ablauf der 3 Jahre kann diese einmal für weitere 3 Jahre verlängert werden. Sollte eine digitale Unterschrift vor Ablauf der 3 Jahre nicht verlängert worden sein, dann muss eine neue eingerichtet werden. Wir ersuchen Sie daher um Prüfung der Gültigkeit Ihrer digitalen Unterschrift.

Fristen zur Übermittelung
Für Unternehmen die bereits vor dem 10.10.2023 gegründet worden sind, muss die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers an die Handelskammer bis 11. Dezember 2023 erfolgen.
Unternehmen, die mit dem 10.10.2023 gegründet worden sind, müssen die Meldung innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Eintragung in das jeweilige Handelsregister übermitteln.

Periodische Meldungen
Die Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer muss jedes Jahr aufs Neue erfolgen, unabhängig davon ob diesbezüglich Änderungen eintrafen oder nicht. Dies bedeutet, dass innerhalb von 12 Monaten ab der letzten Meldung, eine neue Meldung durchgeführt werden muss.
Die Unternehmen mit Rechtspersönlichkeit können die Bestätigung gleichzeitig mit der Hinterlegung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses bei der Handelskammer hinterlegen.

Änderung des wirtschaftlichen Eigentümers
Sollten sich Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümer ergeben (z. B. Eintritt eines neuen Gesellschafters mit über 25% Beteiligung am Gesellschaftskapital, Änderung der Adresse des wirtschaftlichen Eigentümers, Domizil usw.) muss eine Meldung an das zuständige Amt des Handelsregisters übermittelt werden. Dabei beträgt die Frist zur Einreichung der aktualisierten Meldung 30 Tage ab dem Akt oder dem Ereignis der Änderung.

Gebühren
Zu zahlen sind Sekretariatsgebühren von Euro 32,00 an die Handelskammer. Diese Zahlung ist Voraussetzung für die Zulässigkeit des Antrags.

Unser Honorar
Für den elektronischen Versand der Meldung wird ein Honorar von Euro 80,00 zzgl. Fürsorgebeitrag 4% und MwSt. 22% verrechnet. Sollten Firmenstrukturen bzw. mehr als drei wirtschaftliche Eigentümer vorhanden sein, wird der Arbeitsaufwand zusätzlich getrennt verrechnet.

Bruneck, am 26.10.2023
Verfasser: Dr. Elias Happacher