Nachdem das Staatliche Einheitsregister des Dritten Sektors (kurz "RUNTS") im November 2021 eingeführt wurde und die Vereine im Laufe der letzten zwei Jahre definitv im RUNTS eingetragen wurden, mussten die Daten laufend vervollständigt und die Hinterlegung der Bilanzen vorgenommen werden.
Mit diesem Rundschreiben möchten wir hinweisen, dass das Durchführungsdekret RUNTS (DM 106 vom 15. September 2020) Fristen vorsieht, bis wann bestimmte Daten aktualisiert oder Bilanzen hinterlegt werden müssen.
Das Register ist online unter dem folgenden Link abrufbar: https://servizi.lavoro.gov.it/runts/it-it/
Der rechtliche Vertreter benötigt für den Einstieg in das RUNTS-Portal den SPID oder den elektronischen Ausweis, eine PEC-Adresse, lautend auf den Verein, sowie abschließend die digitale Unterschrift um die Dokumente zu unterschreiben.
Nach der erfolgten Eintragung des Vereins im RUNTS-Register, sollten bereits der Gründungsakt, die registrierten Satzungen, die Jahresabschlüsse mit Protokoll der Genehmigung durch die Mitgliederversammlung der beiden Vorjahre (für bereits bestehende Vereine), sowie die Daten vom Vorstand und der Rechnungsprüfer des Vereins hinterlegt worden sein. Anschließend müssen die Daten im Register laufend gepflegt und aktualisiert werden. Dabei sind folgende Fälligkeiten zu beachten:
Informationen, welche innerhalb von 30 Tagen nach Änderung im RUNTS geändert werden müssen:
Laut Dekret DM 106/2020, Art. 20, Abs. 5 müssen Änderungen innerhalb 30 Tagen im RUNTS eingetragen werden. Diese Änderungen betreffen:
- Satzungsänderungen und evtl. Änderung der Sektion im Dritten Sektor (z.B. von EO auf KDS);
- Vereinsorgane (rechtlicher Vertreter, Ausschussmitglieder, Kontrollorgan…)
Hinweis: Wird ein neuer rechtlicher Vertreter gewählt, so muss zuerst noch der alte rechtliche Vertreter in das Portal einsteigen und den neuen rechtlichen Vertreter eingeben. Erst dann kann der neue rechtliche Vertreter mit seinem Zugang und seiner digitalen Unterschrift im Portal arbeiten. - Anagrafische Daten des Vereines (Bezeichnung, Sitz, Steuer- oder MwSt.-Nr., Rechtsnatur, eventuelle Zweitsitze des Vereins)
- Kontaktdaten (PEC, Telefonnummer)
- Tätigkeit (Tätigkeiten von allgemeinem Interesse und Tätigkeiten von allgemeinem Interesse laut Art. 5 KDS, andere Tätigkeiten laut Art. 6 KDS)
- alle sonstigen Änderungen.
Informationen und Unterlagen, welche jährlich innerhalb 30. Juni im RUNTS-Register zu aktualisieren bzw. zu hinterlegen sind:
- für Vereine mit Kassaprinzip (bis 220.000 Euro Einnahmen)
- Jahresabschlussrechnung lt. Mod. D
- Bericht zur Fundraising-Aktivität, wenn solche durchgeführt wurden (liegt im Anhang bei)
- Protokoll der Genehmigung der Vollversammlung (empfohlen, aber nicht verpflichtend) - für Vereine mit Kompetenzprinzip (ab 220.000 Euro Einnahmen)
- Jahresabschlussrechnung samt Rechenschaftsbericht lt. Mod. A, B und C
- Sozialbilanz (wenn über 1 Mio. Euro Einnahmen)
- Bericht des Kontrollorgans (sofern gewählt)
- Bericht des Rechnungsprüfungsorgans (sofern gewählt)
- Protokoll der Genehmigung der Vollversammlung (empfohlen, aber nicht verpflichtend)
Aktualisierung der Daten (Achtung: nur für EO und VFG)
Laut Dekret DM 106/2020, Art. 8, Abs. 6, Buchstabe r) gilt nur für die ehrenamtlichen Organisationen (EO) und die Vereine zur Förderung des Gemeinwesens (VFG), dass diese jährlich innerhalb 30. Juni die Daten in Bezug auf die Anzahl der Vereinsmitglieder mit Stimmrecht, der Angestellten und/oder gleichgestellte Mitarbeiter und der Freiwilligen aktualisieren müssen. Bei der Mitteilung der Vereinsmitglieder müssen zusätzlich die Anzahl der physischen Personen angegeben werden und der Körperschaften mit der Angabe, ob diese in derselben Sektion im RUNTS eingetragen sind oder nicht (zur Kontrolle der Voraussetzungen).
Einige wichtige Informationen zu dieser Vorschrift:
- Die Daten müssen zum Stichtag 31. Dezember des Vorjahres angegeben werden;
- Die Aktualisierung ist immer notwendig, auch wenn sich keine Änderungen ergeben haben;
- Diese Verpflichtung betrifft nur die EO und VFG und somit sind alle anderen Vereine im Dritten Sektor (z.B. Stiftungen, Sozialvereine, KDS…) von dieser Verpflichtung AUSGESCHLOSSEN.
Da eine Aktualisierung bzw. Bestätigung der Daten auf jeden Fall notwendig wird, empfehlen wir aus dem Grund zusätzlich noch alle anderen Daten zu aktualisieren, damit das Register immer aktuell ist.
Auf unserer Homepage finden Sie zudem unter dem nachstehenden Link ein ausführliches Video mit Anleitungen betreffend die genaue Abwicklung im RUNTS-Register:
https://www.ausserhofer.info/de/wissen/online-vortraege