Das Thema Liquidität ist nicht erst seit der Corona-Krise besonders in Italien zum Dauerbrenner avanciert. Einerseits werden möglichst rasche Zahlungen von Seiten der Lieferanten verlangt, während die Kunden möglichst lange Zahlungsziele fordern. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, ist ein konsequentes und effizientes Forderungsmanagement für Unternehmen unerlässlich.

Was genau ist mit Forderungsmanagement gemeint?

Der Begriff Forderungsmanagement umspannt einen festgelegten Prozess, welcher i.d.R. mit der Ausstellung der Rechnung gegenüber dem Kunden für eine erbrachte Leistung beginnt und mit der Begleichung dieser seitens des Kunden endet. Üblicherweise wird dem Kunden ein gewisses Zahlungsziel gewährt (meist bis zu 30 Tagen). Lässt der Kunde diese Frist verstreichen, wird das Mahnwesen aktiv, wodurch der Kunde etwa durch 1-2 Zahlungserinnerungen auf die verstrichene Fälligkeit hingewiesen wird (wobei dieser Ablauf gesetzlich nicht geregelt ist). Begleicht der Kunde die offene Forderung auch daraufhin nicht, kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren. Bleiben alle anderen Maßnahmen wirkungslos, stehen an letzter Stelle ggf. die Zwangsvollstreckung, bzw. die Pfändung.
Nicht immer muss der Ablauf diesem Muster folgen – oftmals lassen Unternehmen diese Fristen verstreichen, ohne Taten folgen zu lassen. Dies kann bspw. mit finanziellen Schieflagen der Kunden zusammenhängen, der Zahlungsunfähigkeit, dem Konkurs, oder weil der ausstehende Betrag „den Aufwand nicht wert ist“. Es gibt allerdings eine Reihe an Maßnahmen, die dazu beitragen können, dass es gar nicht erst so weit kommt.  

Wie kann man mit einem professionellen Forderungsmanagement Zahlungsausfällen vorbeugen?

Eine der Aufgaben des Forderungsmanagements ist es, die Risiken zu reduzieren, welche mit der Lieferung von Produkten und Dienstleistungen und Gewährung einer Zahlungsfrist an den Kunden zusammenhängen.

Folgende Maßnahmen können entschieden dazu beitragen:

• Bonitätsprüfung
  Die Bonitätsprüfung ist eine präventive Maßnahme und besteht darin, öffentlich zugängliche Informationen über den Kunden bereits vor Geschäftsabschluss abzurufen und zu prüfen – jedenfalls sofern es sich beim Kunden um ein Unternehmen handelt. Bereits die Internetseite eines Kunden kann einen ersten Eindruck liefern, doch idealerweise sollte man einen Blick in die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung werfen. Die Jahresabschlüsse können – sofern es sich um Kapitalgesellschaften handelt – über die Handelskammern abgefragt werden und wertvolle Einblicke liefern. Ergänzt wird dieses Angebot von spezialisierten Dienstleistern, welche durch Agenturen und Datenbanken (meist zahlungspflichtig) Informationen und Ratings über Unternehmen bereitstellen.
  Auch wenn man die Bonitätsprüfung selbst vornimmt, kann man mit wenigen Blicken möglicherweise erste Indizien einer schlechten Bonität erkennen – so kann z.B. ein auffallend hoher Anteil von Kundenforderungen an der Bilanzsumme auf ein schlechtes Forderungsmanagement und damit zusammenhängende Liquiditätsprobleme hindeuten.
   
• Vertrauensverhältnis zum Kunden
  Der Aufbau einer persönlichen Geschäftsbeziehung kann einen wertvollen Beitrag zu einem vertrauensvollen Verhältnis leisten. Bei Zahlungsschwierigkeiten kann ein konstruktives Gespräch zwischen Auftragnehmer und Kunde zahlreichen Ärgernissen – z.B. einem langwierigen Rechtsstreit - vorbeugen und eine mögliche Lösung, wie etwa die Vereinbarung einer Ratenzahlung herbeiführen. In manchen Fällen kann bereits der Griff zum Telefonhörer weit mehr bewirken, als die Ausstellung einer schriftlichen Mahnung.
   
• Anzahlungen
  Handelt es sich bei einer Bestellung um einen Neukunden, oder um Unternehmen, die in der Vergangenheit bereits durch Zahlungsverzüge aufgefallen sind, empfiehlt es sich zumindest einen Teil der Rechnungssumme vorab, in Form einer Anzahlung, oder komplett über Vorkasse zu kassieren. Längst etabliert sind Anzahlungen dagegen bei Auftragsarbeiten, besonders in Sektoren wie dem Baugewerbe und dem Handwerk.
   
• Anreize durch Skonti
  Statt eines großzügigen Zahlungsziels, sollte den Kunden ein Anreiz für eine schnelle Bezahlung der Rechnung geboten werden. Üblicherweise werden bis zu 3% Skonto für eine Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewährt, wobei diese Sätze und Fristen frei gewählt und individuell vereinbart werden können.
   
• Zügige Rechnungsstellung
  Nach erfolgter Leistungserbringung gilt es, keine Zeit bei der Ausstellung der Rechnung verstreichen zu lassen. Oftmals ist es möglich, die Rechnung mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung nach der Abnahme der Arbeiten zu überreichen.

Gibt es weitere positive Nebeneffekte, die ein effizientes Forderungsmanagement bewirken kann?

Ein aktiv und konsequent betriebenes Forderungsmanagement zeugt von Professionalität und wird möglicherweise von den kreditgebenden Banken in Form eines besseren Ratings honoriert. Neben den oben aufgelisteten Maßnahmen gibt es zudem weitere Möglichkeiten, das Risiko eines Zahlungsausfalls zu verringern, wie z.B. Kreditversicherungen oder Forderungsabtretungen. Sollten Sie weitergehende Fragen zu dem Thema, oder konkrete Probleme bei der Eintreibung von Forderungen haben, so stehen Ihnen unsere Berater gerne zur Verfügung.

Bruneck, am 28.04.2021
Dr. Thomas Hainz