Mit Verfügung vom 05.06.2019, im Amtsblatt der Republik Nr. 176 vom 29.07.2019 veröffentlicht, hat der Garante della Privacy Richtlinien zur Behandlung der besonderen Kategorien personenebezogener Daten (sog. sensible Daten) unter anderem im Angestelltenverhältnis erlassen. Hier die wichtigsten darin enthaltenen Vorschriften:
1) Verarbeitungen im Vorfeld zum Entstehen des Angestelltenverhältnisses
- Arbeitsagenturen u.ä. dürfen Daten zur Gesundheit sowie über die rassische und ethnische Herkunft nur dann verarbeiten, falls dies für das zu entstehende Arbeitsverhältnis notwendig ist;
- Die in der Verhandlungsphase vom potentiellen Arbeitgeber zu verarbeitenden Daten dürfen nur jene Informationen beinhalten, welche streng mit dem Zwecken und besonderen Beuaftragungen oder Profilen des zukünftigen Arbeitsverhältnisses verbunden sind;
- Falls in den von Bewerbern übermittelten Bewerbungsunterlagen Daten vorhanden sind, die nicht mit den unter vorstehenden Punkten angeführten Zwecken vereinbar sind, so dürfen diese von den (zukünftigen) Arbeitgebern nicht verwendet werden;
- Genetische Daten dürfen nicht zum Zweck der Feststellung der Geeignetheit des Kandidaten verarbeitet werden, auch nicht nach dessen Einwilligung.
2) Verarbeitungen im Zuge des Angestelltenverhältnisses
- Daten über die religiöse oder weltanschauliche Überzeugung dürfen ausschließlich nur für den Fall verarbeitet werden, falls die entsprechenden Mitarbeiter Freistellungen aufgrund religiöser Festtage oder Änderungen am angebotenen Mensadienst beantragen;
- Daten über die politische Meinung und über die Gewerkschaftsangehörigkeit dürfen ausschließlich nur für den Fall von Freistellungen aufgrund der gewerkschaftlichen Tätigkeit verarbeitet werden;
- Genetische Daten dürfen nicht zum Zweck der Feststellung der Geeignetheit des Angestellten verarbeitet werden, auch nicht nach dessen Einwilligung.
3) Verarbeitungen im Zuge des Angestelltenverhältnisses
Diese „sensiblen“ Daten dürfen in der Regel nur direkt beim Kandidaten/Angestellten eingeholt werden. An den Angestellten zu machenden Mitteilungen, welche besondere Kategorien von Daten enthalten, dürfen nur auf solchen Wegen erfolgen, die garantieren, dass nur der entsprechende Angestellte die Mitteilung erhält. Mitteilungen in Papierform müssen in geschlossenen Kuverts erfolgen.
Falls sensible Daten innerhalb verschiedener Abteilungen eines Betriebes übermittelt werden, sind nur jene streng für den entsprechenden Zweck notwendige Daten zu übermitteln.
Falls für Zwecke der betrieblichen Organisation oder zur Festlegung von Turnusdiensten, die auch zur Kenntnis von anderen Mitarbeitern gelangen, Anwesenheit oder Abwesenheiten eingetragen werden müssen, so darf dabei nicht der Grund (z.B. gewerkschaftliche Freistellung oder gesundheitliche Gründe) angeführt werden.