Sämtliche elektronische Rechnungen, welche über das SDI-Portal versendet und zugestellt wurden, liegen in der Regel im persönlichen Bereich der Agentur der Einnahmen (Portal „Fatture e corrispettivi“) auf. So ist es für den Steuerpflichtigen jederzeit möglich in die elektronischen Rechnungen Einsicht zu nehmen und auf die XML-Datei der elektronischen Rechnung zuzugreifen.
Jedoch hat die nationale Datenschutzbehörde die Agentur der Einnahmen hinsichtlich Aufbewahrung der elektronischen Rechungen abgemahnt. Infolgedessen ist die Agentur der Einnahmen jetzt verpflichtet, vom Steuerpflichtigen die ausdrückliche Zustimmung zur Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen (XMLDatei) einzuholen. Andernfalls muss die Agentur der Einnahmen die übermittelten elektronischen Rechnungen umgehend löschen. Bestimmte fiskalische Daten werden jedoch unabhängig von der Zustimmung des Steuerpflichtigen aufbewahrt. Diese fiskalischen Daten entsprechen sämtlichen Daten, welche in der Rechnung aufscheinen, bis auf den Rechnungstext.
Nachdem es vorkommen kann, dass es Probleme bei Zustellung bzw. Erhalt der elektronischen Rechnungen gibt, was es notwendig macht die elektronische Rechnung vom Portal der Agentur der Einnahmen abzurufen, empfehlen wir diese Zustimmung zu geben und den Dienst für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung zu aktivieren.
Die Aktivierung des Dienstes für die Aufbewahrung der bis zum 31. Oktober 2019 eingegangenen elektronischen Rechnungen muss innerhalb 31. Oktober 2019 über das Portal „Fatture e corrispettivi“ im Bereich „Consultazione > Fatture elettroniche e altri dati IVA“ erfolgen. Andernfalls sind diese Rechnungen und die nachfolgend eingehenden Rechnungen nicht mehr abrufbar. Bei Aktivierung des Dienstes ab 1. November 2019 werden ausschließlich jene Rechnungen aufbewahrt, welche nach Aktivierung des Dienstes in das Portal der Agentur der Einnahmen eingehen.
Die kostenlose gesetzeskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen über das Portal der Agentur der Einnahmen bleibt unabhängig von der Aktivierung dieses Dienstes aktiv.
Interne Buchhaltungen
Bei unseren Kunden für welche wir die Buchhaltung führen, wird die Aktivierung des Dienstes automatisch vom zuständigen Buchhalter vorgenommen.
Externe Buchhaltungen
Jene Kunden, welche die Buchhaltung selbst führen, bitten wir sich an uns zu wenden sofern wir diesen Dienst zur Aufbewahrung aktivieren sollen. Nach Beauftragung werden wir die entsprechenden Schritte einleiten um die Aktivierung erfolgreich abzuwickeln.
Endverbraucher
Ab 1. November 2019 können auch Endverbraucher (Privatpersonen, Kondominien, Vereine ohne MwSt.- Nr.,…) über ihren persönlichen Bereich bei der Agentur der Einnahmen („Fisconline“) Einsicht in die elektronischen Rechnungen nehmen. Um diesen Dienst in Anspruch nehmen zu können bzw. um die vollständige elektronische Rechnung abrufen zu können muss auch der Endverbraucher die Zustimmung für diesen Dienst gewähren. Andernfalls scheinen die elektronischen Rechnungen nicht im Portal der AdE auf. Die Zustimmung ist im persönlichen Bereich auf dem Portal der Agentur der Einnahmen („Fisconline“) im Bereich „Servizi per > Fatture e corrispettivi > Le tue fatture“ zu geben. Der Zugang zum persönlichen Bereich kann mit dem eigenen SPID-Zugang erfolgen.
Nachdem es für den Rechnungssteller verpflichtend ist an Endverbraucher die Rechnung in herkömmlicher Form (Papierform, PDF per Mail,…) auszuhändigen, ist die Aktivierung dieses Dienstes für den Endverbraucher nicht zwingend notwendig.